Kaufmännische Verwaltung
- Führen der Buchhaltung Ihres Objektes
- Verbuchen sämtlicher Zahlungs- Ein- und Ausgänge
- Sollstellung der monatlichen Hausgeldzahlungen
- Veranlassen von Lastschriftbuchungen
- Überwachung der fristgerechten Zahlungseingänge
- Mahnwesen bei rückständigen Zahlungseingängen
- Abwicklung des gesamten Zahlungsverkehrs
- Aufstellung und lfd. Überprüfung eines Gesamt-Wirtschaftsplans sowie der Einzel-Wirtschaftspläne
- Abschluss, Prüfung und Neuordnung der notwendigen Versicherungen
- Prüfung von Rechnungen und Bescheiden
- Kontakt mit Behörden
- Erstellung der Jahresabrechnung für die Liegenschaft nach der jeweils neuesten BGH-Rechtsprechung
- Abrechnung von Erhaltungs-, Reparatur- und Modernisierungsmaßnahmen
- Abrechnung von Anschaffungen und Verwaltungskosten
- Abrechnung von Rücklagekonten
- Bildung zusätzlicher Rücklagen für evtl. anstehende größere Reparatur- und Sanierungsmaßnahmen
- Vorbereitung zur Beschlussfassung von Sonderumlagen sowie deren Abrechnungen
- Beantragung & Buchung von Kreditmitteln und staatlichen Fördermitteln
- Führung von Giro- und Rücklagenkonten als offene Fremdgeldkonten auf Namen der Eigentümergemeinschaft
Laufende Bewirtschaftung
- Einkauf von Heizmaterial und Prüfung der Vorratsmengen
- Aufstellung und Durchsetzung der Hausordnung und individueller Regelungen (z.B. Garagenordnung), Bearbeitung von Beschwerden bei Verstößen gegen die Hausordnung
- Veranlassen von Instandsetzungen, Instandhaltungen und Prüfungen
- Veranlassen der Verbrauchskostenabrechnung und Bestellung des Ablesedienstes bzw. Verbrauchserfassung bei Eigenablesung
- Korrespondenz mit Eigentümern, Behörden, Handwerkern, Dienstleistern und Versorgern
- Einstellung von Hausmeistern, Reinigungskräften und Gärtnern als Angestellte der Liegenschaft
- Überwachung und Kontrolle des an der Liegenschaft eingesetzten Personals
- Abschluss von Verträgen mit Hausmeisterdiensten, Gärtnern und Reinigungsfirmen und Überwachung, dass die vertraglich zugesicherten Leistungen erbracht und ordnungsgemäß ausgeführt werden (Vertragsmanagement)
- Erstellen von Hausreinigungsplänen, Gartenpflegeplänen usw.
- Einberufung der jährlichen ordentlichen Eigentümerversammlung
- Einberufung von außerordentlichen Versammlungen nach Bedarf
- Führen der Versammlung und Erstellen des Protokolls
- Durchsetzung und Durchführung von Beschlüssen und Vereinbarungen der Versammlung
Technische Verwaltung
- Vor-Ort-Überprüfung des bau- und anlagentechnischen Zustandes im Gemeinschaftseigentum durch regelmäßige Objektbegehungen
- Abnahme des Gemeinschaftseigentums bzw. Veranlassen einer Abnahme durch Architekten
- Prüfung und Durchsetzung von Gewährleistungsansprüchen (Gewährleistungs-Monitoring)
- Kontrolle und Betreuung von laufenden Erhaltungs- und Reparaturmaßnahmen
- Planung und Koordination größerer Instandhaltungsmaßnahmen
- Erstellung und Entwicklung einer Zeitplanung für Erhaltungsmaßnahmen und Maßnahmen zur energetischen Modernisierung / Sanierungskonzepte und Ermittlung notwendiger Rücklagen
- Abschluss von Wartungsverträgen mit Serviceunternehmen für alle technischen Einrichtungen Ihrer Liegenschaft sowie Überwachung, dass die vertraglich zugesicherten Leistungen erbracht und ordnungsgemäß ausgeführt werden
- Vorbereitung von TÜV-, Brandschutz- und Blitzschutzprüfungen
- Überprüfung und Überwachung der gesetzlichen Auflagen für technische Anlagen, Trinkwasserverordnung, Brandschutz und Bauordnung
- Einleitung von Notmaßnahmen zur Verhinderung von Folgeschäden
- Abwicklung von Versicherungsfällen im Gemeinschaftseigentum einschließlich der Veranlassung der Schadensbeseitigung
- Abwicklung von Versicherungsfällen im Sondereigentum einschließlich der Veranlassung der Schadensbeseitigung nach Absprache mit den betreffenden Eigentümern
- Verwaltung von Schlüsselanlagen und Bearbeitung von Schlüsselbestellungen
Besondere Verwaltungsaufgaben
- Abwicklung von Mietverhältnissen für gemeinschaftlichen Flächen inkl. Erstellung von Betriebskostenabrechnungen und Mietbuchhaltung
- Teilnahme an Sitzungen des Verwaltungsbeirates (auf Wunsch)
- Notwendige Prozessführung bei rückständigen Hausgeldzahlungen
- Prozessführung bei Beweissicherungsverfahren
- Analyse der Liegenschaft und der mit der Liegenschaft verbundenen Kosten und kaufmännische und technische Betreuung der Umsetzung entsprechender Maßnahmen
- Beschaffung von Krediten für Sanierungsmaßnahmen
- Beantragung von Fördermitteln bei der KfW oder sonstigen Instituten zur Durchführung geplanter Sanierungsmaßnahmen
- Bereitstellung eines eigenen Kundenportals und Bereitstellung verwaltungsrelevanter Unterlagen in digitaler Form ab Verwaltungsübernahme
- Erstellung von gesonderten Abrechnungen bei Eigentümerwechsel
- Erteilung notwendiger Verwalterzustimmung bei Verkauf
- Digitalisierung alter Unterlagen
- Beratung der Eigentümer bei Fragen hinsichtlich des Wohnungseigentums